我刚招了一个新员工,他问我对团队建设有什么想法。我当时并不知道,这个问题的答案不久之后又萦绕在我心头。

作为一个小团队的经理,这个团队的成立是为了支持一个快速增长的国际组织网络,团队建设是我最不关心的事情。在我看来,当我们合作得很好的时候,从我们繁忙的日程中抽出时间单独进行团队建设是没有必要的。我向新成员解释说,我们一直都在做团队建设。团队建设的关键要素——例如有一个共同的目标、开放的沟通、信任和协作的工作流程——在我们一起工作的过程中已经到位。

这次谈话结束后不久,很明显有些重要的东西被忽略了。

现在回想起来,我发现这个障碍源于我对团队的看法,因为我认为这个团队是由与我合作最密切的人组成的。在这样做的过程中,我最终与组织中的另一名成员发生了冲突,他对这个团队的组成有不同的看法,对被排除在外感到愤怒和不安。

我正准备和同事们开会,包括和我有冲突的那个人。突然我想到,导致冲突的一个原因是对角色和责任缺乏明确认识。然后我想起了一个似乎很适合这种情况的团队建设过程。我们见面时,我提议做一次角色界定练习。我简要地解释了它是什么,它是如何工作的,以及为什么我认为它会有帮助;幸运的是,大家一致同意尝试一下。

团队建设:提高团队绩效的有效策略,作者描述了一个角色澄清练习,以解决团队内的冲突或混乱。这个过程使团队成员对自己和彼此的工作有了更清晰的认识,也更好地理解在工作关系中对每个人的期望是什么。

一般来说,角色厘清工作包括以下五个步骤:

  1. 每个队员轮流发言。轮到他们的人(焦点人物)描述他们所看到的角色。
  2. 其他每个人都陈述他们对焦点人物角色的理解,并可以提出澄清问题。
  3. 作为一个团队,解决期望的差异,并就焦点人物角色的性质达成一致。
  4. 焦点人员确定他们需要从其他团队成员那里得到什么来完成他们的角色。
  5. 其他团队成员说他们需要什么回报,或者他们可能需要从焦点人物那里得到额外的帮助。

当与我有冲突的同事成为焦点人物时,我听到了这个人对情况的看法。有一个明确的流程来遵循,并在早期就达成了公开和诚实沟通的协议,这让我更容易真正倾听我之前可能没有准备好听到的信息。

基于对我们的角色和期望的共同理解,我们在房间里的每个人的参与下,就从那时起我们将如何合作达成了协议。例如,对于经常开会的高级职员,我们同意尽可能多地通知即将到来的最后期限。我们还同意复制他们的助理,以便他们能够在高级工作人员的日历上安排时间,以便及时审查和提供反馈。另一个有用的协议是,在网络事件和项目的规划过程的开始、中期和结束阶段,与之前没有被视为团队成员的人进行检查,让这个人参与到我们的计划中来,并及时收到反馈。

这种做法的一些意想不到的好处是,它挑战了我们对彼此的假设,每个人的参与导致了关于如何更好地合作的创造性想法,而且它有助于解决其他开始出现的问题,比如必须在时间敏感的问题上向高级员工寻求反馈。

运用“角色厘清工作”的主要经验包括:

  • 对于虚拟会议,在聊天中发布过程和步骤的描述参与者可以在整个会议中参考。
  • 从参与这个练习的协议(或基本规则)开始,例如一次只关注一个问题,本着改进团队的精神公开和诚实地交流,并为每个人提供讨论话题的空间。
  • 强有力的促进对保持整个进程的正常进行至关重要。与此密切相关的是清楚团队在过程中的位置(即,我们在哪个步骤上)。
  • 检查每一个参与决定的人是否明确同意作为达成合作协议的一部分。
  • 记录所达成的协议并与与会者分享这些信息,以及会议的笔记,以供日后参考。

我从这次经历中得到的最大收获就是提醒我,团队建设不仅有利于在问题出现时解决问题,还有助于积极主动地解决可能破坏团队合作的问题。


金伯利·朱策是一位社会活动家和转移模式咨询公司的创始人,这是一家B级认证公司,建立强大的协作团队和网络。她与变革者合作解决涉及社会正义和气候变化的复杂问题,帮助他们建立更好地合作所必需的关系、战略、组织结构和流程。你可以在推特@ShiftPatConsult上关注她LinkedIn

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